วันอาทิตย์ที่ 27 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2554

การจัดการสารสนเทศ

คำว่า ข้อมูลสารสนเทศ ถ้านักเรียนสังเกตให้ดีจะพบว่า จะมีการพูดถึงกันอยู่เสมอ นักเรียนเคยคิดบ้างไหมว่า ข้อมูลสารสนเทศคืออะไร มีความหมายอย่างไร โดยทั่วไปไม่ว่าจะเป็นใครก็ตามที่พูดถึงข้อมูลสารสนเทศ มักจะใช้แค่คำว่า ข้อมูล เท่านั้น ไม่เคยมีใครใช้ความว่าสารสนเทศในภาษาพูดกันเลย อย่างเช่น ถ้ามีเหตุการณ์อะไรบ้างอย่างเกิดขึ้น เมื่อมีนักข่าวไปถามผู้เกี่ยวข้อง ก็มักจะมีคำตอบกันว่า ยังไม่ทราบขณะนี้กำลังรอข้อมูลจากเจ้าหน้าที่อยู่ เป็นต้น ในความจริงแล้วข้อมูลที่ผู้พูดกำลังรออยู่นั้น ก็คือสารสนเทศนั่นเอง
ความหมายของข้อมูลสารสนเทศมีดังนี้
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริง ที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ ฯ ล ฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง โดยต้อง มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
สารสนเทศ(Information) หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลโดยวิธีที่เหมาะสมและตามความต้องการใช้งานรวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องแล้ว
     การรวบรวมข้อมูลนั้นจะต้องมีการวิเคราะห์กันก่อนว่าต้องการเก็บข้อมูลไปเพื่อทำอะไร ต้องการสารสนเทศใดบ้าง เพราะในความเป็นจริงข้อมูลจะมีปริมาณมาก เช่น ข้อมูลของนักเรียนคนหนึ่งที่โรงเรียนจัดเก็บจะมีรายละเอียดเกี่ยวกับ ชื่อ ที่อยู่ บ้านเลขที่ ชื่อผู้ปกครอง บิดา มารดา ข้อมูลที่บันทึกไว้นี้ไม่อาจทำให้รู้จักและเข้าใจนักเรียนผู้นี้ได้อย่างถ่องแท้ เพราะมีข้อมูลอย่างอื่นของนักเรียนที่ไม่ได้บันทึกไว้อีกมากมายเช่น สีผม สีตา ตำหนิ ความสูง น้ำหนัก วิชาที่ชอบ ฯลฯ ดังนั้นเราต้องทราบก่อนว่าต้องการนำข้อมูลไปทำอะไร เช่น ถ้าต้องการทราบข้อมูลที่จะแสดงให้เห็นถึงการเจริญเติบโตของนักเรียน ก็คงต้องเก็บข้อมูล ความสูง น้ำหนัก ของนักเรียนไว้
     เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้ามีการนำเอาข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล จัดระบบให้อยู่ในรูปแบบที่เรียกใช้งานได้ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์  สิ่งที่ได้คือสารสนเทศ  สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี ถ้าข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง สารสนเทศที่ได้ก็ย่อมไม่ถูกต้องไปด้วยเช่นกัน
ตัวอย่างเช่น ถ้านักเรียนต้องการทราบว่านักเรียนในโรงเรียนข้อเรามีจำนวนทั้งหมดกี่คน แล้วนักเรียนไปนำใบรายชื่อนักเรียนมานับจำนวน แล้วสรุปรวมเป็นสารสนเทศ โดยไม่ได้ตรวจสอบก่อนว่ามีนักเรียนคนใดลาออกไปหรือไม่ สารสนเทศที่ได้ก็จะไม่ใช้จำนวนนักเรียนที่แท้จริง
หรือ ระบบงานห้องสมุดโรงเรียน ข้อมูลที่ต้องจัดรวบรวมคือข้อมูลหนังสือในห้องสมุด ซึ่งประกอบไปด้วย ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง ปีที่พิมพ์ รหัสดิวอี้ สารบัญหนังสือ เป็นต้น ข้อมูลสมาชิกซึ่งก็คือครูและนักเรียน ข้อมูลโสตวัสดุ ข้อมูลการยืมคืนของสมาชิก  เมื่อมีการรวบรวมข้อมูลแล้ว ก็จะต้องมีการประมวลผลข้อมูล เช่นจัดเรียงรายการหนังสือตามชื่อ ตามเลขทะเบียนหนังสือ ตามผู้แต่ง เพื่อให้สะดวกในการค้นหา หรือจัดทำสถิติต่างๆ

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น